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Les véhicules personnels utilisés dans le cadre professionnel : quelles spécificités ?

Voiture de fonction
Written by Charles

Les  entreprises utilisant leurs véhicules pour livrer des produits ou des services doivent bien maitriser leurs ressources itinérantes et optimiser la gestion de leur flotte.  Cette gestion doit aussi concerner les véhicules non fournis par l’entreprise mais qui sont utilisés par les employés pour des fins professionnelles. Ces voitures peuvent être louées  ou détenues directement par les salariés. Tant qu’elles sont utilisées pour des fins professionnelles, elles sont sous la responsabilité de l’employeur pendant les heures de travail. Généralement, les entreprises procurent de tels véhicules à leurs employés sans savoir qu’elles doivent les gérer elles-mêmes et qu’elles sont responsables de leur utilisation.

Vous êtes à la tête d’une entreprise et vous souhaitez bien gérer les véhicules utilisés par vos salariés et qui ne sont pas fournis par votre société ? Découvrez dans ce qui suit un condensé de conseils pour réussir ce défi.

Une analyse détaillée de l’utilisation de la flotte s’impose…

Avant de faire quoique ce soit, il convient de bien étudier et comprendre l’utilisation de ces véhicules. En effet, il serait judicieux de se poser les bonnes questions du genre : quand est ce que les salariés utilisent leurs propres véhicules ? Quels sont les trajets parcourus ? Est-ce que cette alternative est rentable pour l’entreprise où bien est ce qu’il y a d’autres solutions moins coûteuses ? L’utilisation de ces véhicules ainsi que les activités qui y sont consacrées doivent être analysées pour savoir si la configuration de la flotte doit être revue ou non. Cette analyse peut déceler des pistes d’amélioration dans le fonctionnement de la flotte.

Découvrez d’autres alternatives : d’autres pistes d’évolution

Si vos salariés utilisent leurs propres véhicules pour des fins professionnelles, il convient de bien analyser cette utilisation. En effet, pour bien maitriser cette flotte, il convient d’avoir le plein contrôle de ce qui est fait avec ces véhicules. La location des voitures pourrait être une alternative plus rentable et plus contrôlable que les véhicules des salariés. Cette alternative permet de collecter plus d’informations de géolocalisation grâce à l’installation de tracker GPS. La location destinée à l’usage professionnel semble être une alternative intéressante.

Etablir une politique de contrôle des véhicules

N’appartenant pas à l’entreprise, les véhicules utilisés par les salariés pour des fins professionnelles ne peuvent pas être surveillés et contrôlés. Ces voitures sont généralement plus vieilles que les véhicules de l’entreprise. De ce fait, il est difficile de vérifier si elles sont bien soignées et entretenues. En effet, si ces véhicules appartenaient à l’entreprise, il aurait pu être plus facile d’établir une politique de sécurité et de contrôles réguliers.

Même si leurs véhicules n’appartiennent pas à l’entreprise, les salariés doivent présenter leurs permis de conduire et faire examiner leur vue d’une manière régulière. De plus, ils doivent  suivre la politique de l’entreprise en termes de gestion de flotte : suivre les règles de sécurité, subir des contrôles réguliers, vérifier les véhicules… Ces conducteurs doivent être considérés comme des moteurs de l’entreprise.

En guise de conclusion…

Toutes les entreprises qui se servent d’une flotte de véhicules pour livrer leurs produits et leurs services sont confrontées à un challenge assez important : gérer leur flotte d’une manière optimisée. La mise à disposition des véhicules peut prendre plusieurs formes : location, possession… Dans certains cas, les salariés peuvent utiliser leurs propres voitures pour des fins professionnelles. Ainsi, l’entreprise doit procéder d’une manière prudente pour pouvoir gérer ces ressources qui ne lui appartiennent pas mais qui sont à son service. De ce fait, il faut voir si cette alternative est la meilleure ou non.

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